デジタル時代では、電子メールの送信、ビデオチャット会議、カレンダーでの予定の検索など、ほとんどすべてがオンラインで行われます。ネットワークへの接続に失敗すると、私たちはかなり迷ってしまいます。おそらく最大の検索エンジン プロバイダーが提供する無料の Office 代替品を使用している場合は、幸運です。GoogleスプレッドシートとGoogle ドキュメントはオフラインでも使用できます。以下にその方法を示します。
Google スプレッドシートと Google ドキュメントをオフラインで使用する: 知っておくべきこと
Google ドキュメントで作成したドキュメントはオフラインでも開くことができるのは当然です。もちろん、Google スプレッドシートにも同じことが当てはまります。しかし、それだけではありません。安定したインターネット接続があるかのように、通常どおりに編集することもできます。しかし、それはどのように機能するのでしょうか?
簡単に言うと、この機能を有効にすると、最後に開いたドキュメントがコンピュータに保存されます。残念ながら、これには World Wide Web への接続が必要ですが、Chrome ブラウザ経由で接続するのが理想的です。ただし、一度有効にすると、この非常に便利な機能を永続的に利用できるようになります。
Google Chrome でオフライン モードを有効にする
インターネット接続なしでドキュメントを使用するには、ブラウザに必要なプラグインをインストールする必要があります。次のように進めます。
- Google Chrome ブラウザを開き、Google Docs Offline という拡張機能をインストールします。次に、ブラウザの URL 行に「chrome://extensions」と入力し、プラグインを有効にします。
- 次に、自分のアカウントで Google ドキュメントにログインし、左上の三本線をクリックします。ここには「設定」があります。
- そこに到達したら、「オフライン」ポイントでスイッチを切り替える必要があります。これにより、最近作業したファイルが今後も確実にコンピュータに保存されます。つまり、インターネットに接続していなくてもブラウザ経由で docs.google.com ページを開いて、Google ドキュメントやスプレッドシートなどをオフラインで作業できるということです。その後、再度インターネットに接続すると、変更は自動的に同期されるため、オンラインでもオフラインでも常に最新の状態が保たれます。
Google ドキュメントからドキュメントを保存してオフラインで使用できるようにする
論理的には、Google ドキュメントのドキュメントやファイルをオフラインで手動で保存することも可能です。これを行うには、次のようにします。
- Google ドキュメントのホームページには、ドキュメントの概要が表示されます。サムネイル ビューでこれらのいずれかの右下にある 3 つの点をクリックすると、小さなポップアップ ウィンドウが開きます。
- ここでレバーを「オフラインで使用可能」に切り替えます。
- ドキュメントの下の左側にある灰色のチェックマークをチェックすると、Google ドキュメントでオフラインで使用できるかどうかがわかります。
結論: インターネット接続は必ずしも必要ではありません
Google ドキュメントは、より多くのオンライン サービス プロバイダーにとってソリューションとなり得るもの、つまり、ネットワークがなくても作業できる単純なオフライン モードを示しています。 Google ドキュメントと Google スプレッドシートをオフラインで使用できるようになりましたが、 Google の Office 代替ツールにはさらに多くのトリックがあります。また、 Google スプレッドシートを自分で作成する方法についても他の場所で説明します。